คุณวาสนา จันทรัช กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอ็กโซติค ฟู้ด จำกัด (มหาชน) บริษัทผลิตซอสของไทย ที่เน้นส่งออกทั่วโลก 99.9% ได้แชร์ถึงการนำคลาวด์โซลูชันของ SAP ที่อยู่บนระบบ ERP เข้ามาช่วยบริหารองค์กร โดย Exotic เลือกใช้แพกเกจ SAP Private cloud เข้ามาช่วยในด้านการเงิน, จัดซื้อจัดขาย บริหารวัตถุดิบ, กระบวนการผลิต

เมื่อมีระบบเข้ามาช่วยเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ให้แบรนด์เห็นภาพรวมมากขึ้น ทางแบรนด์ก็สามารถโฟกัสที่กลยุทธ์การขายได้มากขึ้นส่งผลให้รายได้ปี 2023 เติบโตถึง 31% โดยใช้พนักงานจำนวนเท่าเดิมและอัตราการลาออกของพนักงานลดลงเหลือ 3%

ย้ายบ้านใหม่ ดีกว่ารื้อบ้านเก่า

เอ็กโซติค ฟู้ดได้เล่าถึงปัญหาการเก็บข้อมูลธุรกิจก่อนหน้านี้ สิ่งที่เจอคือ ระบบไม่ตอบโจทย์กับความต้องการของธุรกิจได้มากพอ เช่น ระบบเก็บข้อมูลไม่คลอบคุลมทำให้ต้องใช้โปรแกรมอื่นควบคู่และส่งผลให้ Data อยู่คนละที่ สุดท้ายพนักงานต้องเก็บข้อมูลแบบ manual เองบน Excel คุณจิตติพรเลยมองหาระบบ ERP ใหม่ เพราะคิดว่าการย้ายบ้านใหม่ อาจง่ายและใช้เวลาน้อยกว่ารื้อบ้านเก่าที่พังแล้ว

สิ่งแรกที่ต้องทำคือ บริษัทต้องลิสต์ปัญหาที่มีอยู่ให้ครบถ้วนก่อน แล้วค่อยเลือก ERP ที่คลอบคลุมการทำงานของบริษัทได้มากที่สุดและสามารถ Customize จนมาเจอโซลูชันของ SAP ที่ตอบโจทย์ปัญหาของเอ็กโซติค ฟู้ดได้มากสุด

SAP ร่วมมือกับ NTT Data ในการติดตั้งระบบให้กับเอ็กโซติค ฟู้ด คลอบคลุม 6 Modules ได้แก่ Financial Accounting, Sale & Distribution, Controlling, Material Management, Production Planning และ Quality Management

ตัวอย่างการนำระบบมาใช้กับ Financial Accounting ช่วยให้บริหารค่าใช้จ่ายภายในองค์กรได้ โดยการติดตามกิจกรรมค่าใช้จ่ายรายแผนกและนำมาวิเคราะห์ปรับปรุง, ควบคุมงบประมาณในแต่ละกิจกรรมไม่ให้เกินเป้าที่ตั้ง, ควบคุมต้นทุนการผลิต และวิเคราะห์ผลกำไรของบริษัท เป็นต้น

SAP และ NTT DATA ใช้เวลา 6 เดือนในการออกแบบและติดตั้งระบบให้เอ็กโซติค ฟู้ด โดยมีกระบวนการ 6 ขั้นตอน

• Prepare: Kick-off ออกแบบระบบ เหมือนกับการสร้างบ้านต้องมีพิมพ์เขียว ระบบก็เช่นเดียวกันต้องวางแผนและออกแบบโดย NTT DATA จะออกแบบเทมเพลตให้ตอบโจทย์กับเอ็กโซติค ฟู้ด
• Explore: Blueprint & Config เมื่อได้แบบที่ต้องการแล้วทาง SAP และ NTT DATA จะสร้างระบบหรือเขียนโปรแกรมตามแผนที่วางไว้
• Realize: Training & UAT มีการเทรนนิ่งพนักงานของเอ็กโซติค ฟู้ดให้เข้าใจและใช้งานระบบได้
• Deploy: Data Migration ขั้นตอนนี้เหมือนขนของเข้าบ้านใหม่ ย้ายข้อมูลเข้ามาไว้ใน ERP
• Run: Go-live & Support รันระบบและมีทีมงานจาก SAP และ NTT Data ช่วย consult อีกที

เอ็กโซติค ฟู้ดได้แชร์ผลลัพธ์หลังจากใช้ระบบ SAP ในส่วนของบัญชีจากแต่ก่อนจะปิดงบใช้เวลาทำถึง 14 วัน แต่หลังจากใช้ระบบ SAP สามารถปิดบัญชีได้ภายใน 8 วัน ส่วนของ Production planning เวลามีออเดอร์เข้ามาระบบเดิมจะใช้เวลาคำนวณวัตถุดิบที่ต้องซื้อเพิ่ม 3 ชั่วโมง แต่ระบบ SAP ใช้เวลาคำนวณอยู่ที่ 2-3 นาที อีกข้อดีหนึ่งของการเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้นน้ำ-ปลายน้ำ เวลาที่ออเดอร์เกิดปัญหาเช่น พริกไม่ได้คุณภาพสามารถตรวจสอบล็อตพริกที่นำมาปรุงว่าอยู่ออเดอร์ไหนหรือถูกส่งออกไปประเทศไหนบ้างโดยใช้เวลาแค่ไม่กี่นาทีเท่านั้น