กูเกิลประกาศฟีเจอร์ใหม่ให้ Google Docs คือการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (eSignature) แบบทำได้ในตัวเอง ไม่ต้องพึ่งพาแอพภายนอกมาเชื่อมต่อกับ Google Docs เหมือนที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน

วิธีการใช้งานคือ Google Docs จะมีฟิลด์ใหม่เพิ่มมาอีก 2 ฟิลด์คือ ลายเซ็น (signature) และวันที่เซ็น (date signed) ที่สามารถลากไปวางตรงไหนก็ได้ในเอกสาร และสามารถส่ง request a signature เพื่อขอลายเซ็นจากผู้อนุมัติได้โดยตรง ไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์ใดๆ เมื่อเซ็นเสร็จแล้ว ระบบจะส่งไฟล์ PDF ที่เซ็นเรียบร้อยแล้วไปให้ทั้งผู้ขอและผู้เซ็นเป็นการยืนยัน

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ multiple text selections สามารถลากไฮไลท์ข้อความหลายจุดที่ไม่ต่อกันได้ ทำให้เราจัดสไตล์ของข้อความหลายๆ จุดได้พร้อมกันภายในครั้งเดียว ไม่ต้องมานั่งสั่งทำแบบเดิมซ้ำๆ หลายรอบ

วิธีการใช้งานคือ ไฮไลท์ข้อความจุดแรกก่อน แล้วกด Ctrl + Alt + Shift + Left/Right arrow เพื่อเลื่อนไปเลือกข้อความตำแหน่งถัดไป

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้งานเป็นดีฟอลต์ และเริ่มทยอยเปิดให้ผู้ใช้ทีละกลุ่มแล้ว

Pat Needham ผู้ใช้ Google Docs แจ้งปัญหาว่าหากผู้ใช้พิมพ์ข้อความ "And. And. And. And. And." แล้ว refresh หน้าเอกสาร จะทำให้โหลดเอกสารไม่ขึ้น พร้อมข้อความ "Unable to load file"

ทางกูเกิลตอบรับว่าเป็นปัญหาจริงและกำลังแก้ไขกันอยู่

ที่มา - Google Docs Support

Google Docs ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ตามคอนเซปต์ Smart Canvas เพิ่มเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันให้สะดวกมากขึ้น มีรายละเอียดดังนี้

• Dropdown Chips สร้างตัวเลือกแบบ dropdown มี 2 เทมเพลตมาให้เป็นค่าเริ่มต้นคือ Project Status (“Not Started”, “Blocked”, “In Progress” และ “Complete”) กับ Review Status (“Not Started”, “In Progress”, “Under Review” และ “Approved”) นอกจากนี้สามารถสร้างชุดตัวเลือกและกำหนดสีได้เอง
• Table Templates แทรกตารางจากเทมเพลต เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลที่ใช้งานบ่อย เช่น ตามสถานะงาน วางกำหนดการแผนงาน ฯลฯ

กูเกิลประกาศปรับปรุง Google Docs เวอร์ชันบนเว็บ มีการเปลี่ยนที่สำคัญคือส่วนแถบเมนู ระบุว่าช่วยให้การหาฟังก์ชันที่ผู้ใช้งานต้องการทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงมี 3 อย่างหลัก คือ ใช้คำที่สั้นลง จัดเรียงตำแหน่งใหม่เน้นฟังก์ชันที่สำคัญ และใส่ไอคอนประกอบทุกฟังก์ชันให้มองหาเจอเร็วขึ้น (ดูตัวอย่างจากภาพท้ายข่าว) ส่วนการเปลี่ยนที่เด่นที่สุดคือหัวข้อ Add-ons จะเปลี่ยนชื่อเป็น Extensions ซึ่งคำสั่ง App Script ทั้งหมดจะอยู่ที่นี่

การเปลี่ยนแปลงนี้มีผลกับผู้ใช้งานทุกคน โดยจะทยอยได้รับอัพเดตภายในสิ้นเดือนพฤษภาคมนี้

ที่มา: กูเกิล

Google Docs เตรียมเปิดให้คอมเมนต์งานด้วย Emoji จากเดิมที่คอมเมนต์งานด้วยตัวอักษรเท่านั้น โดย Emoji สามารถปรับเปลี่ยนเพศได้ตามต้องการ รวมถึงสีผิว และ Admin ของระบบไม่สามารถควบคุมการใช้งาน Emoji ของผู้ใช้ทั่วไปได้

ทั้งนี้ผู้ใช้บางส่วนสามารถคอมเมนต์งานด้วย Emoji บน Google Docs ได้ตั้งแต่วันที่ 5 เม.ย. 2022 ก่อน Google จะเปิดให้ผู้ใช้งานทั่วไปใช้ในวันที่ 20 เม.ย. 2022 นอกจากนี้ผู้ใช้งานระดับองค์กรสามารถคอมเมนต์งานด้วย Emoji ได้เช่นกัน

Emoji เริ่มถูกใช้งานในการทำงานมากขึ้น เช่น การใช้งาน Emoji บนแอปพลิเคชัน Slack ถือเป็นการต่อยอดจากเดิมที่ Emoji จะถูกใช้งานในแอปพลิเคชันพูดคุยทั่วไป หรือบนโซเชียลมีเดียต่าง ๆ ที่ไม่ได้เน้นเรื่องความทางการในการสื่อสาร

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์ตรวจการสะกดคำเพิ่มเติม นอกเหนือจากการตรวจคำที่สะกดผิด, ไวยากรณ์ที่เขียนผิด ตอนนี้เพิ่มวิธีการเขียนที่สวยขึ้น (stylist suggestions) ตัวอย่างคือ แนะนำคำอื่นที่ความหมายใกล้เคียงกัน, เปลี่ยนจาก passive voice เป็น active voice, เลี่ยงคำที่มีความหมายไม่เหมาะสม, แนะนำคำที่มีความหมายครอบคลุมมากขึ้น (เช่น chairman เป็น chairperson) เป็นต้น

ฟีเจอร์นี้ใช้สัญลักษณ์เป็นเส้นใต้สีม่วง ให้ดูต่างจากสีแดง (สะกดผิด) และสีน้ำเงิน (ไวยากรณ์) ผู้ใช้สามารถปิดได้เองในเมนู Tools และแอดมินองค์กรสามารถปิดทั้งหมดได้เช่นกัน

ฟีเจอร์นี้เริ่มทยอยเปิดใช้สำหรับลูกค้า Google Workspace แพ็กเกจ Business Standard ขึ้นไป

Google Docs เพิ่มการรองรับ Markdown สำหรับเวอร์ชันบนเว็บ เพื่อให้การเขียนเอกสารทำได้ลื่นขึ้นกว่าเดิม วิธีการคือ Google Docs จะใช้วิธีเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรอัตโนมัติเหมือนการแก้คำสะกด (Autocorrect) หากมีการพิมพ์ฟอร์แมตของ Markdown นำหน้า เช่น # Google Docs ก็จะเปลี่ยนเป็นฟอร์แมต Heading 1 ให้

ก่อนหน้านี้ Google Docs รองรับ Markdown เฉพาะการสร้างหัวข้อ, ลำดับ เท่านั้น

ผู้ใช้งานต้องเปิดการรองรับ Markdown นี้เอง โดยไปที่ Tools > Preferences และเลือก Automatically detect Markdown ในรายการที่ต้องการ โดยตอนนี้รองรับฟอร์แมตพื้นฐานได้แก่ Heading, Italic, Bold, Bold + Italic, Strikethrough และ Link

คุณสมบัตินี้จะทยอยเปิดใช้งานให้กับผู้ใช้ทุกคนภายใน 15 วันนับจากวันนี้

Google Docs ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ สำหรับช่วยกันร่างอีเมลก่อนส่งออกไป โดยเพิ่มเทมเพลตใหม่ให้กับผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นโครงร่างอีเมล มีช่องข้อมูลที่จำเป็นครบ (To, CC, BCC, Subject, Body) จุดเด่นคือในแต่ละช่องของเทมเพลต สามารถพิมพ์ @ เพื่อแท็กชื่อแต่ละคนก่อนได้

เมื่ออีเมลที่ร่างแล้วพร้อมที่จะส่งออกไป สามารถกดที่ไอคอน Gmail ที่อยู่ใกล้กับตารางโครงอีเมล แล้ว Google Docs จะเรียกหน้าต่างส่งอีเมลขึ้นมา พร้อมคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดให้สำหรับพร้อมกดส่งได้ทันที

เทมเพลตใน Google Docs จะเพิ่มให้กับผู้ใช้ Google Workspace ทุกคน รวมทั้ง G Suite Basic และ Business

กูเกิลประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้กับ Google Docs ตามแนวคิด Smart Canvas ที่ประกาศเมื่อปีที่แล้ว ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันมีความสะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ของใหม่ที่เพิ่มมารอบนี้ได้แก่ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาสรุป (summary) แบบอัตโนมัติ โดยจะอยู่ในส่วนซ้ายมือของหน้าเอกสาร ช่วยให้ผู้อ่านเอกสารเห็นภาพรวมตั้งแต่ต้นได้

อีกฟีเจอร์ที่เพิ่มมาคือเอกสารแบบไม่มีพื้นที่หน้ากระดาษ (pageless) ช่วยให้การแก้ไขเอกสารสะดวกกับทุกขนาดหน้าจอเหมือนแก้ไขเว็บ ไม่ถูกตีกรอบด้วยพื้นที่โครงหน้ากระดาษ

ฟีเจอร์ใหม่นี้จะเพิ่มให้กับลูกค้า Google Workspace มีผลตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป

กูเกิลประกาศเพิ่มเติมคุณสมบัติให้ Google Docs เรื่องการใส่ลายน้ำในเอกสาร ซึ่งกูเกิลมีฟีเจอร์นี้มาตั้งแต่ปีที่แล้ว แต่ตอนนั้นให้ใส่เป็นไฟล์รูปภาพ

ในอัพเดตนี้กูเกิลได้เพิ่มให้ใส่ลายน้ำเป็นข้อความ text ได้ ซึ่งสามารถปรับขนาดและแบบตัวอักษรได้ด้วย โดยไปที่ Insert > Watermark ซึ่งลายน้ำแบบข้อความนี้จะคงอยู่ แม้มีการ export หรือ import ไฟล์กับ Microsoft Word

คุณสมบัติใหม่นี้จะทยอยเพิ่มให้กับผู้ใช้ Google Workspace, G Suite Basic และบัญชีแบบ Business

ที่มา: กูเกิล

ภาษาไทยอาจไม่ได้ใช้งานตัวอักขระพิเศษอย่าง — (em dash) และ – (en dash) มากนัก แต่ในโลกการเขียนภาษาอังกฤษ ทั้งสองตัวเป็นสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อย (และมีความหมายต่างจากขีด - hyphen ด้วย)

ล่าสุด Google Docs เพิ่มช็อตคัตการใส่ em dash และ en dash เข้ามาให้เป็นดีฟอลต์แล้ว โดยผู้ใช้สามารถพิมพ์ --- (hyphen 3 ตัว) เพื่อเป็น em dash และ -- (hyphen 2 ตัว) เพื่อเป็น en dash ได้สะดวกกว่าวิธีการเดิมๆ ที่ต้องแทรกจากเมนู Insert หรือใช้วิธี copy & paste

อย่างไรก็ตาม ช็อตคัตนี้อาจต่างจาก Microsoft Word ที่ใช้ -- เพื่อเป็น em dash อยู่บ้าง ใครที่คุ้นเคยกับท่าของ Word อาจต้องปรับพฤติกรรมเล็กน้อย หรือเข้าไปตั้งค่าใน Settings เองก็ได้เช่นกัน

Google Docs, Sheets, Slides เพิ่มฟีเจอร์ Approvals สำหรับการอนุมัติเอกสาร (workflow) ในองค์กร

ผู้ใช้สามารถส่งคำขออนุมัติ (approval request) ไปยังผู้ใช้คนอื่นในองค์กรได้ (อยู่ในเมนู File) และผู้รับคำขอสามารถอนุมัติ ปฏิเสธ แก้ไข คอมเมนต์เอกสารได้ หากมีการแก้ไขเอกสารในภายหลัง ผู้อนุมัติทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการเปลี่ยนแปลง หรือสามารถตั้งค่าได้ว่าถ้าอนุมัติแล้วให้ล็อคห้ามแก้ไขไฟล์อีก

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้เหมาะกับการตรวจสอบเอกสารสำคัญๆ อย่างสัญญาหรือเอกสารทางกฎหมาย ที่จำเป็นต้องมีคนอนุมัติอย่างเป็นทางการ

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้เป็นค่าดีฟอลต์ (แอดมินองค์กรสามารถปิดได้) และทยอยเปิดให้ผู้ใช้ Google Workspace บางส่วนแล้ว (บัญชีแบบส่วนตัวจะไม่ได้ฟีเจอร์นี้)

Google Docs ประกาศฟีเจอร์ที่หลายๆ คนรอคอยกันมานาน นั่นคือ background watermark หรือใส่ภาพลายน้ำที่พื้นหลักของเอกสารทุกฉบับ

วิธีการใช้งานง่ายๆ คือมีเมนู Insert > Watermark เพิ่มเข้ามา เลือกรูปภาพที่ต้องการใช้เป็นลายน้ำ เท่านั้นก็เรียบร้อย กูเกิลบอกว่ากำลังทยอยปล่อยฟีเจอร์นี้ให้ผู้ใช้ทุกคนภายในช่วงกลางเดือนตุลาคมนี้

ของใหม่อีกอย่างที่ออกมาพร้อมกันคือ ขยายช่องคอมเมนต์ในเอกสาร Google Docs ให้กว้างขึ้น จากของเดิมกว้าง 35 ตัวอักษร มาเป็น 50 ตัวอักษร (เพิ่มขึ้น 43%) ช่วยให้การอ่านคอมเมนต์ยาวๆ สะดวกขึ้น

Google Workspace เพิ่มคุณสมบัติเมื่อใช้งานไฟล์ของ Microsoft Office ผ่าน Google Docs, Sheets, Slides โดยสามารถพรีวิวดูไฟล์ของ Office ที่ embed อยู่ในเอกสารได้ โดยไม่ต้องเปิดไปหน้าเว็บใหม่ หรือเลือกเซฟไฟล์นี้ที่ Drive หรือดาวน์โหลดออกมาก็ได้

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้ เป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้งาน Workspace ร้องขอกันเข้ามามาก เพราะช่วยให้สามารถทำงานได้ไหลลื่นขึ้น โดยคุณสมบัติดังกล่าวเริ่มทยอยเปิดใช้งานแล้ววันนี้ มีกับผู้ใช้ Workspace ทุกประเภท รวมทั้ง G Suite และผู้ใช้งานทั่วไป

Google ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ Smart Reply สำหรับ Google Docs เพื่อการตอบคอมเมนท์ในเอกสารโดยจะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมให้

วิธีการทำงานของ Smart Reply บน Google Docs จะคล้ายกับฟีเจอร์เดียวกันบน Gmail คือ Google จะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมปรากฏด้านล่างของกล่องข้อความ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ตอบแชทใน Google Docs ได้เร็วกว่าเดิม

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือ วางรูปภาพไว้อยู่ด้านหน้าหรือด้านหลังข้อความได้แล้ว (บางคนแซวว่าไมโครซอฟท์ทำมาตั้งแต่ Word 97) กูเกิลยอมรับว่าฟีเจอร์นี้ออกแบบมาเพื่อเปิดเอกสารจาก Word แล้วไม่เพี้ยน

เก็บตกการอัพเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ ใน Google Workspace เน้นฟีเจอร์การทำงานร่วมกันโดยสลับแอปให้น้อยที่สุดภายใต้คอนเซปต์ Smart Canvas โดยกูเกิลเพิ่มปุ่มวิดีโอคอล Google Meet ใน Google Docs, Slides และ Sheets เท่ากับว่าผู้ใช้งานสามารถกดวิดีโอคอลหาเพื่อนร่วมงานและพูดคุยเกี่ยวกับงานตรงหน้าได้ทันที เริ่มเปิดใช้งานช่วงปลายปีในฤดูใบไม้ร่วงปีนี้

นอกจากนี้ กูเกิลยังเพิ่มการแปลคำบรรยายสดใน Google Meet จากภาษาอังกฤษเป็นภาษาอื่นได้แก่ สเปน, โปรตุเกส, ฝรั่งเศส, หรือเยอรมันและจะเพิ่มภาษาอื่นเข้ามาในอนาคต

กูเกิลประกาศอัพเดตบริการ Google Workspace ในสามแอปหลักคือ Docs, Sheets, และ Slide ทั้งสามแอปจะสามารถแก้ไขและสร้างไฟล์ใหม่ระหว่างประชุมใน Google Meet หรือในแชต Google Chat ได้ทันที

ตัว Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญเป็นชุด ได้แก่ การเมนชั่นคนในไฟล์เอกสารโดยตรง, วางไฟล์ลงไปในตัวเอกสาร พร้อมรูปแบบเอกสารแบบไม่มีหน้ากระดาษ ทำให้แก้ไขเป็นธรรมชาติกับเว็บมากขึ้น สามารถใส่ตารางเฉพาะทางลงในเอกสาร เช่นการติดตามโครงการ และสามารถกดอีโมจิตามส่วนต่างๆ ของเอกสารได้

Sheets เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือสามารถแสดงเอกสารเป็น timeline เพื่อการประสานงานโครงการได้ ตัวสร้างสูตรเมื่อมีความผิดพลาดจะสามารถแนะนำสูตรที่ถูกต้องให้อัตโนมัติ

กูเกิลประกาศเตรียมเปลี่ยนแปลงวิธีการแสดงผลใน Google Docs จากปัจจุบันใช้ HTML มาเป็นแบบ Canvas ซึ่งนอกจากประสิทธิภาพการแสดงผลที่ดีขึ้น ยังทำให้แสดงผลได้ใกล้เคียงกันขึ้นเมื่ออยู่บนแพลตฟอร์มที่ต่างกัน

กูเกิลบอกว่าคุณสมบัติการใช้งานต่าง ๆ ของ Docs จะยังทำงานได้เหมือนเดิมไม่มีผลกระทบ แต่อาจพบปัญหาได้ในกรณีผู้ใช้งานผ่านเว็บบน Chrome ลง extension บางตัวไว้

การเปลี่ยนแปลงนี้ กูเกิลบอกว่าจะทยอยปรับภายในช่วงหลายเดือนข้างหน้า

ที่มา: กูเกิล

ก่อนหน้านี้กูเกิลประกาศจะเริ่มนับโควต้าพื้นที่ใช้งาน Google Drive มีผลทั้ง Google Photos และไฟล์ของ Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms และ Jamboard ที่สร้างขึ้นจากบริการกูเกิล ตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2021 เป็นต้นไป แต่ล่าสุดกูเกิลประกาศขยายเวลาออกไปอีก 8 เดือน มีผลเฉพาะลูกค้า Workspace หรือ G Suite เท่านั้น

พร้อมกับการประกาศว่า Google Photos เลิกพื้นที่สตอเรจไม่จำกัด กูเกิลยังประกาศว่า Google Drive จะเริ่มนับพื้นที่ของไฟล์ชนิด Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms, Jamboard แล้ว

ก่อนหน้านี้ Google Drive นับพื้นที่เก็บข้อมูลเฉพาะไฟล์ที่เราอัพโหลดขึ้นไปเองเท่านั้น ไม่รวมถึงไฟล์จำพวก Docs ที่สร้างจากบริการของกูเกิล แต่หลังวันที่ 1 มิถุนายน 2021 เป็นต้นไป Google Drive จะเริ่มนับโควต้าของไฟล์ทุกประเภท (ไฟล์เก่าไม่ถูกนับ นับเฉพาะไฟล์ที่สร้างใหม่หรือไฟล์เก่าที่ถูกแก้ไขหลัง 1 มิ.ย.)

กูเกิลให้เหตุผลว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ต้องการปรับนโยบายให้เหมือนผู้เล่นรายอื่นๆ ในอุตสาหกรรม ที่นับขนาดของไฟล์ทุกประเภทเช่นกัน

กูเกิลประกาศรีแบรนด์ G Suite เป็นชื่อใหม่ Google Workspace พร้อมเปลี่ยนไอคอนแอพในชุดทั้ง 5 ตัวได้แก่ Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive, Google Meet ให้เป็นดีไซน์ใหม่ทั้งหมด

นอกจากเรื่องการรีแบรนด์และไอคอนชุดใหม่แล้ว ภาพรวมของ Workspace ตัวใหม่เน้นที่การทำงานร่วมกัน (collaboration) ผ่านระบบของ Chat และ Meet เป็นหลัก (ที่กูเกิลเคยโชว์ไปก่อนหน้านี้) เราจะเห็นหน้าจอแชทถูกแทรกซึมเข้าไปในหน้า Gmail, หน้าจอ Meet แบบ picture-in-picture ลอยทับใน Google Docs, รวมถึงการแก้เอกสารผ่าน Google Docs ในหน้า Gmail ได้โดยตรง

Google เริ่มปล่อยอัปเดต Dark Theme ให้กับแอปในเครือ G Suite อย่าง Docs, Slides, Sheets บน Android เป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่า Dark Theme ของแต่ละแอปได้ที่ Menu > Settings > Theme > Dark โดยหากตั้งค่าระบบเป็น Dark Mode อยู่แล้ว แอปจะเปลี่ยนเป็นโหมดมืดให้โดยอัตโนมัติ

กูเกิลประกาศเพิ่ม 2 คุณสมบัติให้กับผู้ใช้ Google Docs ได้แก่ฟีเจอร์ Smart Compose (เปิดทดสอบตั้งแต่ปลายปีก่อน) และ Autocorrect แก้คำผิดอัตโนมัติ

โดย Smart Compose เป็นฟีเจอร์ที่เหมือนใน Gmail ช่วยเดาคำที่เราจะพิมพ์ถัดไป ส่วน Autocorrect จะแก้ไขคำผิดให้ทันที และขีดเส้นใต้สีเทาให้ทราบว่าคำนี้ถูกแก้ไข ผู้ใช้สามารถเลือกปิดการทำงานฟีเจอร์เหล่านี้ได้

อย่างไรก็ตามทั้ง Smart Compose และ Autocorrect จะเปิดให้กับผู้ใช้ G Suite แบบเสียเงินเท่านั้น โดยผู้ใช้กูเกิลทั่วไปไม่ได้ฟีเจอร์นี้