หลังจากประกาศยกเลิกบริการ G Suite Legacy ที่เป็นบริการฟรีโดยให้ย้ายไปใช้แพลนเสียเงินภายในวันที่ 1 กรกฎาคมแทนนั้น กูเกิลได้เปิดทางเลือกให้ใช้งานต่อได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายหากเราแจ้งว่าเป็นการใช้งานส่วนตัว ไม่ได้นำไปใช้ในเชิงธุรกิจ

หลายคนอาจเคยประสบปัญหาข้อความแชทเยอะเกินไปจนอ่านไม่ไหว แต่จะไม่อ่านก็ไม่ได้เพราะเป็นเรื่องงาน

กูเกิลแก้ปัญหานี้ด้วยการให้ machine learning อ่านแชททั้งหมดให้เรา และสรุปเป็น summary สั้นๆ ประมาณ 2-3 บรรทัด (TL;DR) ที่ด้านบนของข้อความแชท เพื่อให้เราอ่านก่อนเป็นไอเดียว่าคนอื่นคุยเรื่องอะไรกัน

ฟีเจอร์นี้ใช้เอนจินสรุปข้อความตัวเดียวกับ Google Docs ใช้มาก่อนหน้านี้ และจะใช้ได้กับบริการแชทองค์กร Google Chat กับ Google Spaces

กูเกิลประกาศปรับปรุง Google Docs เวอร์ชันบนเว็บ มีการเปลี่ยนที่สำคัญคือส่วนแถบเมนู ระบุว่าช่วยให้การหาฟังก์ชันที่ผู้ใช้งานต้องการทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงมี 3 อย่างหลัก คือ ใช้คำที่สั้นลง จัดเรียงตำแหน่งใหม่เน้นฟังก์ชันที่สำคัญ และใส่ไอคอนประกอบทุกฟังก์ชันให้มองหาเจอเร็วขึ้น (ดูตัวอย่างจากภาพท้ายข่าว) ส่วนการเปลี่ยนที่เด่นที่สุดคือหัวข้อ Add-ons จะเปลี่ยนชื่อเป็น Extensions ซึ่งคำสั่ง App Script ทั้งหมดจะอยู่ที่นี่

การเปลี่ยนแปลงนี้มีผลกับผู้ใช้งานทุกคน โดยจะทยอยได้รับอัพเดตภายในสิ้นเดือนพฤษภาคมนี้

ที่มา: กูเกิล

ข่าวที่น่าสนใจในฝั่งซอฟต์แวร์องค์กรของกูเกิลคือ กูเกิลออกตัวเชื่อมซอฟต์แวร์ฝั่งลูกค้าองค์กรหลายๆ ตัวของตัวเองเข้าด้วยกัน ได้แก่ Google Workspace, Apps Script และ AppSheet

ทุกคนคงรู้จัก Google Workspace หรือ G Suite เดิม ซอฟต์แวร์ชุดสำนักงานของกูเกิล (อีเมล เอกสาร ตารางคำนวณ นำเสนอ ฯลน) กันดีอยู่แล้ว ตัวแพลตฟอร์ม Workspace สามารถเรียกใช้ได้ผ่านเว็บ-แอพมือถือของกูเกิลเอง หรือเรียกผ่าน API จากแอพอื่นอีกที

Google Sheets เพิ่มฟีเจอร์เล็กๆ แต่น่าจะเป็นประโยชน์กับผู้ใช้นจำนวนมาก นั่นคือ intelligent corrections ช่วยแนะนำสูตรในตารางให้หากกูเกิลเห็นว่าใส่สูตรผิด

ตัวอย่างที่กูเกิลยกมาได้แก่ การเขียน VLOOKUP ผิด หรือกำหนดเซลล์ที่อยากคำนวณไม่ครบ กูเกิลจะขึ้นข้อความ formula suggestion แนะนำวิธีเขียนสูตรแบบที่ควรจะเป็นให้

ฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานอัตโนมัติ เริ่มปล่อยตั้งแต่วันที่ 14 เมษายน 2022 โดยทยอยเปิดให้ผู้ใช้ทีละกลุ่ม

Google Docs เตรียมเปิดให้คอมเมนต์งานด้วย Emoji จากเดิมที่คอมเมนต์งานด้วยตัวอักษรเท่านั้น โดย Emoji สามารถปรับเปลี่ยนเพศได้ตามต้องการ รวมถึงสีผิว และ Admin ของระบบไม่สามารถควบคุมการใช้งาน Emoji ของผู้ใช้ทั่วไปได้

ทั้งนี้ผู้ใช้บางส่วนสามารถคอมเมนต์งานด้วย Emoji บน Google Docs ได้ตั้งแต่วันที่ 5 เม.ย. 2022 ก่อน Google จะเปิดให้ผู้ใช้งานทั่วไปใช้ในวันที่ 20 เม.ย. 2022 นอกจากนี้ผู้ใช้งานระดับองค์กรสามารถคอมเมนต์งานด้วย Emoji ได้เช่นกัน

Emoji เริ่มถูกใช้งานในการทำงานมากขึ้น เช่น การใช้งาน Emoji บนแอปพลิเคชัน Slack ถือเป็นการต่อยอดจากเดิมที่ Emoji จะถูกใช้งานในแอปพลิเคชันพูดคุยทั่วไป หรือบนโซเชียลมีเดียต่าง ๆ ที่ไม่ได้เน้นเรื่องความทางการในการสื่อสาร

Google Workspace ประกาศเพิ่มคุณสมบัติในการใช้งานใหม่หลายรายการ โดยเน้นไปที่การทำงานร่วมกันในทีมผ่านแอปสำหรับการประชุม Google Meet

คุณสมบัติแรกคือสามารถแทรก Google Docs, Sheets และ Slides แสดงผลเข้ามาในระหว่างการประชุมผ่าน Meet และทุกคนในนั้นสามารถร่วมตรวจสอบ และแก้ไขไปพร้อมกันได้ทันที

นอกจากนี้ Google Meet ยังรองรับ picture-in-picture บน Chrome สามารถย่อจอสนทนาลงมาเล็กลงระหว่างสลับไปทำอย่างอื่นได้ รวมทั้งเพิ่มการประชุมแบบเข้ารหัส โดยจะเริ่มที่ฝั่งไคลเอ็นต์ในเดือนพฤษภาคม และเพิ่มระดับ end-to-end ภายในสิ้นปีนี้

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์ตรวจการสะกดคำเพิ่มเติม นอกเหนือจากการตรวจคำที่สะกดผิด, ไวยากรณ์ที่เขียนผิด ตอนนี้เพิ่มวิธีการเขียนที่สวยขึ้น (stylist suggestions) ตัวอย่างคือ แนะนำคำอื่นที่ความหมายใกล้เคียงกัน, เปลี่ยนจาก passive voice เป็น active voice, เลี่ยงคำที่มีความหมายไม่เหมาะสม, แนะนำคำที่มีความหมายครอบคลุมมากขึ้น (เช่น chairman เป็น chairperson) เป็นต้น

ฟีเจอร์นี้ใช้สัญลักษณ์เป็นเส้นใต้สีม่วง ให้ดูต่างจากสีแดง (สะกดผิด) และสีน้ำเงิน (ไวยากรณ์) ผู้ใช้สามารถปิดได้เองในเมนู Tools และแอดมินองค์กรสามารถปิดทั้งหมดได้เช่นกัน

ฟีเจอร์นี้เริ่มทยอยเปิดใช้สำหรับลูกค้า Google Workspace แพ็กเกจ Business Standard ขึ้นไป

Google Workspace เพิ่มฟีเจอร์ที่อาจช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องรับนัดหมาย (appointment) เช่น ร้านตัดผม ร้านเสริมสวย ทันตแพทย์ ฯลฯ รับจองนัดหมายได้ง่ายขึ้น เพราะเราสามารถแสดงหน้า "สล็อตว่าง" บนหน้าเว็บให้ลูกค้ากดจอง แล้วซิงก์กับ Google Calendar ได้เลย

ฟีเจอร์นี้เคยมีมาก่อนแล้ว แต่เปิดให้จองเฉพาะคนในองค์กรเดียวกันเท่านั้น ล่าสุดกูเกิลเพิ่งเปิดให้คนภายนอกได้ใช้งานด้วย

คนที่ใช้งานได้จำเป็นต้องมีบัญชี Google Workspace ระดับ Business Standard ขึ้นไป (ถ้าเป็น Essentials หรือ Business Starter ใช้ไม่ได้)

Google Docs เพิ่มการรองรับ Markdown สำหรับเวอร์ชันบนเว็บ เพื่อให้การเขียนเอกสารทำได้ลื่นขึ้นกว่าเดิม วิธีการคือ Google Docs จะใช้วิธีเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรอัตโนมัติเหมือนการแก้คำสะกด (Autocorrect) หากมีการพิมพ์ฟอร์แมตของ Markdown นำหน้า เช่น # Google Docs ก็จะเปลี่ยนเป็นฟอร์แมต Heading 1 ให้

ก่อนหน้านี้ Google Docs รองรับ Markdown เฉพาะการสร้างหัวข้อ, ลำดับ เท่านั้น

ผู้ใช้งานต้องเปิดการรองรับ Markdown นี้เอง โดยไปที่ Tools > Preferences และเลือก Automatically detect Markdown ในรายการที่ต้องการ โดยตอนนี้รองรับฟอร์แมตพื้นฐานได้แก่ Heading, Italic, Bold, Bold + Italic, Strikethrough และ Link

คุณสมบัตินี้จะทยอยเปิดใช้งานให้กับผู้ใช้ทุกคนภายใน 15 วันนับจากวันนี้

Google Sheets ประกาศเพิ่มจำนวนเซลล์ที่รองรับในชีท จากเดิม 5 ล้านเซลล์เป็น 10 ล้านเซลล์ ช่วยทำลายข้อจำกัดสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่มากๆ ได้

Google Sheets เคยเพิ่มจำนวนเซลล์มาแล้วครั้งหนึ่งเมื่อปี 2019 จาก 2 ล้านเซลล์มาเป็น 5 ล้านเซลล์ และเพิ่มอีกรอบคราวนี้

ลิมิตของ Google Sheets ในปัจจุบันจำกัดจำนวนเซลล์ที่ 10 ล้านเซลล์ หรือ 18,278 คอลัมน์ (นับถึงคอลัมน์ ZZZ) แต่ไม่จำกัดจำนวนแถว ส่วนลิมิตของ Excel คือ 1,048,576 แถว คูณกับ 16,384 คอลัมน์ หรือประมาณ 1.7 หมื่นล้านเซลล์

กูเกิลเปิดตัว Google Forms API ถือเป็นครั้งแรกที่เปิด API ให้นักพัฒนาเข้าไปสั่งควบคุม Google Forms ได้ โดย API ชุดนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace Platform

Forms API แบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ

Google Docs ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ สำหรับช่วยกันร่างอีเมลก่อนส่งออกไป โดยเพิ่มเทมเพลตใหม่ให้กับผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นโครงร่างอีเมล มีช่องข้อมูลที่จำเป็นครบ (To, CC, BCC, Subject, Body) จุดเด่นคือในแต่ละช่องของเทมเพลต สามารถพิมพ์ @ เพื่อแท็กชื่อแต่ละคนก่อนได้

เมื่ออีเมลที่ร่างแล้วพร้อมที่จะส่งออกไป สามารถกดที่ไอคอน Gmail ที่อยู่ใกล้กับตารางโครงอีเมล แล้ว Google Docs จะเรียกหน้าต่างส่งอีเมลขึ้นมา พร้อมคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดให้สำหรับพร้อมกดส่งได้ทันที

เทมเพลตใน Google Docs จะเพิ่มให้กับผู้ใช้ Google Workspace ทุกคน รวมทั้ง G Suite Basic และ Business

กูเกิลเพิ่มอัพเดตให้กับ Google Forms ผลิตภัณฑ์ของ Google Workspace ที่ใช้ทำแบบสำรวจ หรือใช้ทดสอบผู้เรียน ผู้เข้าร่วมกิจกรรม โดยสามารถฝังชาร์จสรุปข้อมูล ลงใน Google Docs หรือ Google Slides หรือ Google Drawing ได้แบบเชื่อมต่อตรง จากเดิมที่ผู้ใช้งานต้องคัดลอกชาร์จจาก Forms มาก่อน

และหากข้อมูลแบบสำรวจหรือคำถามมีการอัพเดต ผู้ใช้งานสามารถเลือกปุ่ม Update ที่ชาร์จซึ่งฝังอยู่ในเอกสาร และข้อมูลก็จะอัพเดตเป็นปัจจุบันให้เลย ไม่ต้องกด refresh ทั้งไฟล์ เพิ่มความสะดวก

คุณสมบัติใหม่นี้จะเพิ่มให้กับผู้ใช้ Google Workspace ทุกคน เริ่มตั้งแต่ 1 มีนาคม เป็นต้นไป

ที่มา: กูเกิล

กูเกิลประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้กับ Google Docs ตามแนวคิด Smart Canvas ที่ประกาศเมื่อปีที่แล้ว ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันมีความสะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ของใหม่ที่เพิ่มมารอบนี้ได้แก่ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาสรุป (summary) แบบอัตโนมัติ โดยจะอยู่ในส่วนซ้ายมือของหน้าเอกสาร ช่วยให้ผู้อ่านเอกสารเห็นภาพรวมตั้งแต่ต้นได้

อีกฟีเจอร์ที่เพิ่มมาคือเอกสารแบบไม่มีพื้นที่หน้ากระดาษ (pageless) ช่วยให้การแก้ไขเอกสารสะดวกกับทุกขนาดหน้าจอเหมือนแก้ไขเว็บ ไม่ถูกตีกรอบด้วยพื้นที่โครงหน้ากระดาษ

ฟีเจอร์ใหม่นี้จะเพิ่มให้กับลูกค้า Google Workspace มีผลตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป

Google ประกาศปิดตัว Currents หรือเรียกว่าเป็นชื่อใหม่ของ Google+ สำหรับ G Suite ที่เพิ่งเปิดตัวเมื่อปี 2020

เหตุผลที่ปิดตัว Currents คือ Google ต้องการผลักดันให้คนไปใช้ Spaces ซึ่งเป็นลักษณะแชทในที่ทำงานเหมือน Slack

กูเกิลประกาศเพิ่มอัพเดตเล็ก ๆ ให้กับ Google Calendar โดยแสดงรายการ task ที่ยังไม่ได้ระบุว่าทำเรียบร้อยแล้ว (complete) ในด้านบนสุดส่วนของ all day พร้อมกับตัวเลขจำนวน task ที่ยังค้างอยู่

ทั้งนี้ task ที่นำมาแสดง เป็น task ที่กำหนดแล้วเสร็จในช่วง 30 วันย้อนหลัง ผู้ใช้งานสามารถกดดูรายละเอียดและแก้ไข หรือระบุว่าทำเรียบร้อยแล้วได้เลย

ฟีเจอร์นี้จะอัพเดตทั้งเวอร์ชันบนเว็บและแอปมือถือ ทยอยให้ใช้ตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป โดยเปิดการใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น หากไม่ต้องการให้แสดงก็สามารถปิดได้

ที่มา: กูเกิล

Google Slides เป็นแอปจากกูเกิลล่าสุด ที่มียอดดาวน์โหลดสะสมบน Play Store มากกว่า 1 พันล้านครั้ง ทำให้ทั้ง 3 แอปสาย productivity ของคนทำงานจากกูเกิลมียอดดาวน์โหลดเกิน 1 พันล้านครบทุกแอป โดย Google Docs ครบเมื่อเดือนตุลาคม 2020 และ Google Sheets เมื่อเดือนกรกฎาคม 2021

ทั้งนี้แอปสำหรับงานนำเสนอประเภทเดียวกัน Microsoft PowerPoint บน Android มียอดดาวน์โหลดครบ 1 พันล้านครั้ง ตั้งแต่เมื่อกว่า 2 ปีที่แล้ว

ที่มา: Android Police

กูเกิลเปิดตัว Google Workspace Essentials Starter เวอร์ชันใช้ฟรี 100% สำหรับองค์กรขนาดเล็กไม่เกิน 25 คน ใช้กับโดเมนตัวเองได้ มีทุกอย่างเหมือน Google Workspace รุ่นจ่ายเงิน ยกเว้นอีเมลเท่านั้น

ผู้ใช้สามารถใช้โดเมนเนมตัวเองเป็นบัญชีล็อกอิน เข้ามาใช้แอพยอดนิยมทั้ง Drive, Meet, Chat, Docs, Calender โดยมีเนื้อที่เก็บข้อมูลคนละ 15GB (เท่ากับบัญชีกูเกิลส่วนตัวทุกอย่าง แต่ใช้เป็นบัญชีองค์กรแทนบัญชีส่วนตัว) เหมาะสำหรับองค์กรที่มีระบบอีเมลของตัวเองอยู่แล้ว แต่ต้องการใช้แอพสื่อสาร-ทำงานเอกสารร่วมกันตัวอื่น

กูเกิลโชว์หน้าเว็บ Gmail โฉมใหม่ (อีกแล้ว) รอบนี้ปรับดีไซน์จากเดิมเล็กน้อย โดยแถบ sidebar ด้านซ้ายมือจะถูกแยกออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่ แถบไอคอนตามบริการย่อย (Mail, Chat, Space, Meet) ที่อยู่ชิดขอบจอด้านซ้ายสุด และแถบที่แสดงรายชื่อโฟลเดอร์อีเมลของเดิม

กูเกิลบอกว่าปรับดีไซน์ใหม่เพื่อให้สลับไปมาระหว่างบริการใน Google Workspace ง่ายขึ้น แถมยังมีตัวเลขแจ้งเตือนเวลามีอีเมลหรือแชทใหม่ด้วย

กระบวนการเปลี่ยนหน้า Gmail ใหม่จะเริ่มกับผู้ใช้ทีละกลุ่ม ตั้งแต่วันที่ 8 กุมภาพันธ์ ไปจนถึงเดือนเมษายน 2022

จากกรณี กูเกิลเลิกให้บริการ G Suite ฟรีที่เปิดให้สมัครก่อนปี 2012 และบังคับให้ย้ายมาใช้ Google Workspace แบบจ่ายเงิน

ทางเลือกของผู้ใช้มีแค่ 2 ทางคือ ยอมจ่ายเงินเพื่อใช้ต่อ (โอนทุกอย่างไปบัญชี Google Workspace แบบเสียเงินได้ทันที) กับใช้งานอะไรไม่ได้เลยเมื่อถึงเส้นตาย 1 กรกฏาคม 2022 นั่นแปลว่าข้อมูลเก่าของบัญชี G Suite ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ไฟล์เอกสาร หรือแม้แต่แอพ-หนัง-เกมบน Google Play ที่เคยซื้อไว้ด้วยบัญชี G Suite จะหายไปทั้งหมด (ต้องดูดข้อมูลเก่าออกมาทาง Google Takeout เท่านั้น ซึ่งก็นำมาใช้ต่อได้แค่บางอย่าง)

กูเกิลประกาศเพิ่มเติมคุณสมบัติให้ Google Docs เรื่องการใส่ลายน้ำในเอกสาร ซึ่งกูเกิลมีฟีเจอร์นี้มาตั้งแต่ปีที่แล้ว แต่ตอนนั้นให้ใส่เป็นไฟล์รูปภาพ

ในอัพเดตนี้กูเกิลได้เพิ่มให้ใส่ลายน้ำเป็นข้อความ text ได้ ซึ่งสามารถปรับขนาดและแบบตัวอักษรได้ด้วย โดยไปที่ Insert > Watermark ซึ่งลายน้ำแบบข้อความนี้จะคงอยู่ แม้มีการ export หรือ import ไฟล์กับ Microsoft Word

คุณสมบัติใหม่นี้จะทยอยเพิ่มให้กับผู้ใช้ Google Workspace, G Suite Basic และบัญชีแบบ Business

ที่มา: กูเกิล

กูเกิลเตรียมบังคับผู้ใช้ G Suite ที่สมัครบัญชีฟรีมาตั้งแต่ก่อนปี 2012 ต้องปรับเป็นบัญชีจ่ายเงินภายในวันที่ 1 กรกฎาคมนี้

ผู้ใช้ที่มีบัญชีฟรีอยู่เดิม จะถูกปรับไปเป็น Google Workspace ตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคม แต่ยังคงใช้งานได้ฟรีต่อไปอีกสองเดือน

บริการ Google Workspace หรือชื่อเดิมคือ Google Apps นับเป็นบริการระดับองค์กรตัวแรกๆ ของกูเกิล ช่วงแรกแทบจะเป็นบริการฟรีทั้งหมด (ใช้ฟรีได้ถึง 200 บัญชี) แล้วค่อยๆ ลดการให้บริการฟรีลงมาเรื่อยๆ จนมาปิดรับสมัครโดเมนใหม่แบบให้บริการฟรีตั้งแต่ปี 2012 แต่ก็ยังคงให้คนที่สมัครไปก่อนแล้วต่อเนื่อง

Google Docs, Sheets, Slides เพิ่มฟีเจอร์ Approvals สำหรับการอนุมัติเอกสาร (workflow) ในองค์กร

ผู้ใช้สามารถส่งคำขออนุมัติ (approval request) ไปยังผู้ใช้คนอื่นในองค์กรได้ (อยู่ในเมนู File) และผู้รับคำขอสามารถอนุมัติ ปฏิเสธ แก้ไข คอมเมนต์เอกสารได้ หากมีการแก้ไขเอกสารในภายหลัง ผู้อนุมัติทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการเปลี่ยนแปลง หรือสามารถตั้งค่าได้ว่าถ้าอนุมัติแล้วให้ล็อคห้ามแก้ไขไฟล์อีก

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้เหมาะกับการตรวจสอบเอกสารสำคัญๆ อย่างสัญญาหรือเอกสารทางกฎหมาย ที่จำเป็นต้องมีคนอนุมัติอย่างเป็นทางการ

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้เป็นค่าดีฟอลต์ (แอดมินองค์กรสามารถปิดได้) และทยอยเปิดให้ผู้ใช้ Google Workspace บางส่วนแล้ว (บัญชีแบบส่วนตัวจะไม่ได้ฟีเจอร์นี้)

การค้นหาไฟล์ แฟ้มเอกสารใน Google Drive อาจเป็นงานที่ใช้เวลามากกว่าที่คิด และการพิมพ์ค้นหาโดยใช้คีย์เวิร์ดอาจได้ผลลัพธ์การค้นหาที่กว้างเกินไป ล่าสุด Google Workspace กำลังทดสอบฟังก์ชั่นช่วยค้นหาแบบใหม่ ใช้ฟิลเตอร์แยกประเภทไฟล์ที่จะค้นหาได้ แบบเดียวกับที่มีใน Gmail ตอนนี้